コロナ禍にも必要な消毒などのPTA活動!240家庭が安心してBANDで簡単に参加中

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こんにちはBAND運営部です!
今回は東京都大田区の徳持小学校でのインタビューをお送りいたします。
これまではプリントやメールを使って周知していた内容や、学校に行って話し合っていた本部役員の連絡も、コロナ禍を機に、PTA本部と各委員会でBANDを利用されていらっしゃいます😉

なかでも注目の使い方は「学校の消毒係」では、PTAの有志で約240家庭の方々がBANDで毎日役割分担をされているそうです😲

夏休みに2学期の準備をされる学校も多いと思いますが、溜まっている作業を終わらせるためにも、夏休みにBANDを準備してみるのはいかがでしょうか?

子どもたちのために、保護者の方もできる範囲で一生懸命協力して活動されている徳持小学校の使い方を是非参考にしてみてください♩

Q1.コロナ以降BANDを導入されたそうですが、学校に行かなくてもPTAに関する連絡が可能になったとお聞きしました。実際にいかがですか?

はい、まさにコロナ禍になり、BANDを導入することに決めました。
わたしは東京都大田区の徳持小学校PTA本部で役員として活動しています。

これまでは各委員会内部での活動で、委員会担当代表と委員の打ち合わせは基本集会形式で、連絡ツールはメールもしくはLINEを利用していました。

ただそうなると誰が既読してるかわからなかったり、同じような質問が複数きたり、、非常に効率が悪かったのですが、休校措置のタイミングで「オンラインで話し合えるものが一切ない!」となったことでBANDの導入が決まりました。
仕組みができたことで、かんたんにオンラインで打ち合わせができるようになったので、今はかなり便利ですね。

▼投票で承認決議をされている様子

Q2.本部役員で最初に導入されたのですね!結構多くの委員会や保護者の方に入っていただいていると思いますが、どのようにお知らせをされましたか?

学校のPTA全体で委員会が11個あるので、それに属するBandをほとんどの委員会で作成しております。基本的にBANDのリーダーは担当役員が担っており、サブリーダーは委員会代表で運営しています。

BANDに参加していただく際には、お手紙を作成してどのようなアプリなのか、なぜ必要なのかという点を伝えるようにしました。具体的には「個人情報は他の保護者の方にはみられないです」「BANDを使えばLINEアカウントやメールアドレスなどの連絡先を個別に交換する必要がありません」といったように、できるだけ心的な負担にならないように説明をし、承諾していただけた方にはお手紙のURLやQRコードから参加していただきました。

Q3.委員会がたくさんあると連絡も増えますよね!最近一番よく連絡をとるグループはありますか?

コロナウイルスの影響で、昨年より教室をはじめとした学校内の消毒作業を先生方がされていました。ただやはりすべての教室を先生方だけで行うのは非常に大変ですので、PTAが請け負う形で消毒係というグループができました。

徳持小学校は500家庭ほどいらっしゃるのですが、この活動に対しては有志で240家庭ほどグループに入っていただいています。
消毒作業は必ず毎日行わないといけないので、欠員がでると学校運営にも影響がでてきます。
そんな時に漏れなく簡単に必ず担当が決められるという点はBANDがないとできない作業でした。

具体的には予定の共有と教室ごとの担当の募集をカレンダーと出欠確認で行っています。半年分の予定を繰り返し登録しておき、教室ごとに出欠確認を行います。定員も設定しているので、キャンセル待ち機能も使える点が非常に助かります。
万が一出席予定の方が欠席になったとしても、キャンセル待ちの方が繰り上がることでBandのなかで勝手に決めてくれるので「担当の人がこない!」みたいなことがなくなりました。

また完了報告も日程のコメントにいれてもらっているので、「誰がどこの場所をいつ終えたか」まで管理ができることは担当役員からすると非常にありがたいですね。

▼消毒作業を毎日日程登録し、それぞれ出欠確認をしている様子

▼日程のキャンセル待ち機能はこちらからチェック
https://band.us/band/62427365/post/216

Q4.すでに利用されているBandに入ることで引継ぎをされているとのことですが、以前よりも変わりましたか?

今年はBAND利用2年目になるので、新しい委員の方にはいままでのBandに入っていただいて、旧委員は退会していただきました。
そうすることによって、新しい委員も昨年度に行っていた資料ややり取りを確認できるので、オンラインでも引継ぎができるという点はいままでと大きく変わったと思います。

紙資料やファイルはPTA室のPCに保存されていますが、インターネットに繋がっていないため、PTA室に行かなくては確認もできないという不便な状況でした。
これからはBAND内にも情報をためておけるので、新年度になってもBAND内のメンバーを入れ替える形でやれば活動の履歴が確認できるので活用していきたいと思います!

▼PTAの使い方はこちらから
https://band.us/band/62427365/post/259

▼招待の際にも使えるガイドブックはこちらから
https://band.us/band/62427365/post/343