【インタビュー】東京都立町田工業高等学校PTA

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みなさま、こんにちは!
BAND運営部です。

去年はコロナ禍といった、今まで経験したことのない状況の中でのグループ活動、本当にお疲れさまでした!大変な時期でしたが、ここ1年間の経験から、みなさまは様々なノウハウが積んできたと思います。

そしてまだまだコロナウイルスの影響を受けている現在。新年度に備えて新しい活動を始めるにあたって、より上手にグループを運営するためには、去年の経験とノウハウを復習する必要がありますよね。

さて、ここで本日は東京都立町田工業高等学校PTAの笹川さんのお話を紹介します!

コロナ禍で対面活動がままならない状況の中、BANDを導入して
・連絡のスピードと伝達力を向上
・活動の経験と知識をアーカイブ
・メンバーに明確な情報を共有
といった課題を実現し、PTAの連絡やお知らせのシステムを新たに構築したという笹川さん。

危機をチャンスに生かして、PTAの業務効率を引き上げた事例をぜひご覧ください!

■高校でPTA初経験のお父さん。2年目でなんと会長に。
仕事、介護など…それぞれの日常でも忙しいメンバーたち。
みんなのためにも活動の効率を上げたいと思ったなか出会った「BAND」

ー高校のPTA役員の方には初めてお会いしました!高校のPTAならではの特徴とかがありますか?
東京都立町田工業高校のPTA会長を務めております。笹川と申します。高校のPTAですので、旗振りや登校班のような、日々の細かい仕事はありませんが、体育祭やマラソン大会の支援、学園祭での出店、広報誌の制作など、1年中様々な仕事を行っています。

PTAメンバーの大半はお母さんたちですが、子どもが高校に進学するとともに、社会復帰をしたり、祖父母の介護をしないといけなかったりするお母さん方が増えるので、それぞれの日常だけでも大変忙しいです。

そのため、こちらから連絡をしても、確認が遅れたり、漏れたりすることもよくありました。後から連絡事項を確認したメンバーが、既に流された話題を追いかけることができず、同じ質問や話題がトークルーム上に何回もまた上がってきたりして、それに対して他のメンバーが困惑するなど…色々事件がありましたね(笑)

そこで、みんなのためにもPTAの仕事を効率化して、個々の日常とPTA活動を両立できるようにしたいと思いました。その中、色々なツールを試してみた結果、定着したのがBANDだったのです。

「同じお知らせを何回も繰り返し…」「この案件は誰に聞けばいいですか?」
目が回るPTA活動がグループの掲示板一つで完結できるようになるまで。

ーそんなストーリーがあったのですね!それでは、BANDを導入してから一番変わった点は何ですか?
導入当時に期待した通り、
・連絡事項は一回だけお知らせすればOKになったこと
・すべての情報が記録される場所を得たこと
・さらに、みんなに情報が明確で、もれなく届くこと
ですね。

BANDは各グループが掲示板型になっているので、過去の投稿を後から探すことも楽ですし、「ハッシュタグ」機能で投稿を分類することもできますね。こうやって情報を1つの場所に記録・分類しておくことで、PTA活動が以前より体系的になったと感じています。

例えば、以前は前任者からの引継ぎを口頭で行うことが多く、過去の活動についての記録や文書があまり残されてなくて、参考にしたくてもできない場面が多かったですね。それで「これはどうすればいいですか?」と聞いても「それは○○さんがよく知ってるので、○○さんに聞いてください」の流れになっていたのが、今は過去の事例を参考したい時はBandグループから検索すれば解決ですね。これからのことを考えても、BANDを導入してよかったと思います。

また、情報が流されたり、ファイルや画像の保存期限が切れたりすることもなく、大事な情報は「お知らせ」にしておくと、何回も同じ話題を繰り返して話さなくていいので楽になりました。メッセンジャーでやり取りするとたまに生じるコミュニケーションミスや誤解も減ったので、メンバー同士でより円満に活動できるようになりました。

▶投稿作成の基本技はこちら
https://band.us/band/62427365/post/273

■課題解決だけではなく、一歩先を考える。
「みんなの経験と知識を記録」「オンラインでできることはオンラインで」
PTAの未来化に進む。

ー色々な機能を活用していると思いますが、効率よくグループを運営できるノウハウがありましたら教えてください。
ノウハウと言うまではないですが、とにかくBandグループにPTA活動に関するすべての記録を残すようにしていることですね。メンバーがそれぞれ忙しい分、PTA活動にかかる時間を節約する必要があり、且つメンバー同士で円満に活動を行うためにも、正確な情報を明確に共有することが大事だと思ったからです。

今はBandグループに議事録や広報誌の原稿、PTAの会則に至るまで、様々な情報をファイルでアップロードしています。特に「添付一覧」機能が追加されてからは、共有したファイルを一目で確認でき、フォルダー分けもできるようになったので助かっています。

テキストとファイルだけではなく、画像・動画の投稿もできることから、ビデオ会議は収録して議事録とともに掲示板に投稿しているので、会議に参加できなかったメンバーがいても安心ですね。こうやって大体の大事な連絡事項はすべてBandグループに残すので、メンバーから質問を受けても「Bandグループを確認してください」だけでOKです。

▶︎添付一覧とフォルダー機能についてはこちら
https://band.us/cs/notice/4240

ー今後のPTA活動においてオンライン活動を積極的に行われる予定ですか?
そうですね。コロナウイルスの影響もあって、しばらくは対面での活動が難しくなることも多いかと思いますので、オンラインでの活動は続けていくつもりです。

また、当校は都立高校ということで、生徒の通学範囲が広く、かなり遠い地域から通っていることも多く、どうしても会議に参加できない、活動現場に来れない人も少なくはないので、これからはオンラインで済ませる作業はなるべくオンラインで行おうと考えています。

例えば、広報誌制作がPTAの活動の中では一番手間と時間のかかる作業です。以前は原稿をUSBメモリーに保存して、PTA室にあるノートパソコンから確認しなければいけなかったので、原稿確認と修正のためにわざわざ学校まで行かなといけなかったのですが、今は写真撮影など、必ず現場で行わないといけない作業を除いて、原稿の確認や修正などはすべてBandグループで行うようになりました。こうやって、対面でやらなくていい作業は少しずつオンラインへ移行しようと思っています。

◆PTAでの活用事例はこちら
大阪市西ブロック6区PTA協議会・宮本さん
https://band.us/band/62427365/post/282
▼清新第一中学校PTA・本部役員のみなさん
https://band.us/band/62427365/post/202
▼浜須賀小学校PTA・菊池さん
https://band.us/band/62427365/post/201

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🙄「PTA同士で情報交換や相談できたらな…」
と思われているPTAのみんさんのためのBandグループを紹介します!
▼たのしもうよ PTA!
https://band.us/n/a7a148K9YeCeh
※承認制のグループでございます。承認まで少しお時間いただく場合がございますのでご了承ください。