【インタビュー 】BANDを活用したマネジメントで業務も効率的に!「介護施設を運営及び管理している株式会社Links」の使い方をご紹介します!

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みなさま、こんにちは!

2021年がはじまり、早くも1月末になりました。去年からコロナ禍で働く環境はもちろんコミュニケーション方式も多く変化があったので、その分、与えられた状況で業務状況、メンバー管理などより効率的なコミュニケーションが必要な状況と考えられます。

今回はBANDを活用して、社内コミュニケーションはもちろん、業務効率化を図ることができたという「介護施設を運営及び管理している株式会社Links」にお話を伺いました〜♫

社内でコミュニケーションがより楽に、時間短縮になって、パフォーマンスが上がることができた秘訣!をお送りいたしますので、ぜひご確認ください!

“4年前から営業部でBANDを使用しています。”

沖縄の介護施設を運営している会社で営業職を担当しています。
私たちの活動はお客様の所に訪問する事から始まります。その為、外回りの仕事が中心になり、その訪問先のスケジュール管理が一番大事です。日頃から、手帳でスケジュールを管理していました。
しかし、予定変更によって書いたり消したりの手間があるし、忘れたり、コミュニケーションミスがおきたり不便なところが多かったです。もっと効率にスケジュール管理ができる方法はないかと社内で模索していたところBANDと出会いました!

”BANDの導入後一番変化したのは、毎年購入していた手帳とバイバイしたことです(笑)”

上で言ってる通りです。(笑)営業活動がメインなので、毎回手帳に訪問先や一緒に行った人、商談内容などをいっぱい記録して管理していました。
メンバーのスケジュールも各自メモをとるといったアナログ中心で、その都度スケジュール共有ができない時も多くて、予定を勘違いして営業訪問のダブルブッキングしたり、業務ミスで時間の無駄が多く発生しました。

そういう訳で手帳とバイバイしました。今はBANDの「カレンダー」機能を活用して、一つ予定の書き込みで修正はもちろん、社内の全員に共有できるので、いちいちトーク内容を遡って確認しなくても一目でスケジュール確認ができるようになって時間が短縮なり、便利です。
また、担当者不在の時にも案件が把握できるので代わりに対応したり、手伝いをしたりと、雰囲気がチームで定着してきましたね。

結果的に無駄な時間がなくなり、漏れたり業務ミスの発生が減ったので、全体的に業務の処理が早くなりました!

▼カレンダー機能について詳しくはこちら
https://band.us/band/62427365/post/230

” BANDで業務の始まりと終わりはワンタッチでOKです(笑)”

社内では基本的に掲示板をメインにして、営業活動のメモや社内研修、セミナなど大事なお知らせを共有しています。皆さん気軽にコメントで意見交換して参加していますね。また、お知らせがあるとメンバーは「いいね」を押して、リアクションをすることで自分の意思表現をしています。補足したり、他の意見などはお互いコメントでいつでもコミュニケーションを取っています!
そして移動中でもスペースや時間に限られず、会議の資料や提案書などスマホで簡単に確認ができるのでとても便利です。

また、私たち社内だけでなく、介護施設を訪問する患者様の情報を施設内の担当者とやりとりすることも大事な業務の一つです。その担当者ともBANDで情報を共有することにしました!
営業部と施設の担当者はBANDカレンダーに患者様の入院・退院情報をタイムリーに共有し、変更などがあってもすぐアップデートができ、一目で確認ができるのでシフト勤務が多い施設でも漏れがなくなって確認作業の手間を省ことができました。

それによる営業担当も毎回施設へ移動する回数が減って、営業活動に時間有効活用ができたので、社内コミュニケーションの変化から外部コミュニケーションまで業務がスムーズに進んだ訳ですね!

最後!これとても大事なこと、仕事のノウハウが伝授されています。
先輩の営業スキルやノウハウはもう秘密ではありません。(笑)
掲示板で投稿し、その情報は蓄積され、それがチーム全体の資産化になっています。これは次のプロジェクトに資産になり、より良い結果を生み出すことにつながっていると思います。

▼掲示板の使い方はこちら
https://band.us/band/62427365/post/273

”管理職として組織管理もかんたんになりました!”

今は営業部だけではなく、会社全体でBANDを利用して勤怠など業務連絡や報告をしています。
外回りの社員は主にスマホの利用がメインですが、オフィスではPCでもBANDが利用できるので、事務職の社員みなさんも操作方法などで特に迷う事もなく、スムーズに導入が進みました。

特に部下の勤怠管理においても休暇や有休がある時には社員各自カレンダーに登録して報告しているので、別途管理する手間が減り、個人の勤怠状況が一目瞭然になりました。

組織のマネジメントが効率的に、便利になったのでBANDと出会ったのがとても嬉しいです!