大阪市西ブロック6区のPTA協議会主催!オンライン高校進路相談会

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こんにちはBAND運営部です!
今年は例年よりも短い夏休みが終わり、2学期が始まった学校も多いのではないでしょうか?
学校ごとに授業や行事などのスケジュールが学校ごとに登校や授業方式はバラバラで、それに伴い予定されていた学校行事や活動の変化が頻繁に起きていると思います。

それによってPTAでも1学期にできていなかった行事も再調整することが多くて忙しい方も多いのではないでしょうか?

本日は大阪市西ブロック6区のPTA協議会の宮本さんから高校進路相談会をBANDで行うことになったお話をインタビューしてきました!
PTAの方々はもちろん、保護者会、学校関係者の方々にもウィズコロナを克服する一つのガイドになればと思います😇

Q. イベントはどのように企画されたのですか?

PTAでは例年、重要な行事として進路相談会を行っていますが、今回は臨時休校となり、特に受験生や保護者の不安を解消するため、BANDを使用したオンライン説明会や相談会を開催することになりました。
幸いにも、私たちの区ではPTAは長い間BANDとしてコミュニケーションをしてきた状況なのでオンラインで行事を進行する部分に対して特に拒否感や説得が必要な状況ではなく関係者同士の意見を集めるのに苦労はありませんでした。
またBANDは参加人数の制限もなく、BANDにポータル的な役割を持たせ、個別相談ブースの設立やライブ配信の時間割情報、各学校のデジタルパンフレットへのリンク集などのコンテンツを掲載しようと思いBANDでの開催を決定しました。

Q.参加対象と規模、進め方を教えてください!

参加対象は大阪6区の40中学3年生2,000名で、学生と保護者を対象にBANDに参加していただき、各高校の紹介動画をライブ配信で行い、個別相談をビデオ通話を利用して行うことになりました。

Q. 全体イベントの企画から当日のイベントまでの準備方法と期間はどのくらいですか?

初めて企画の話が出たのは5月でした。
イベントを準備するためのスタッフ用Bandと本番用のBandと2つに分けてコミュニケーションをしながら準備しました。

特に準備の方では、スタッフBandを通じてイベント企画を練り、数回のリハーサルを経て調整を行いました。

リハーサルでは実際に全員でライブ配信を実施してみたり、個別相談会の予定を想定して投票に回答してみたりと本番を想定して、役員の方々に試していただきました。
またイベント広報は、学校を通じてQRコードを含むプリントを配布したり、一部はチラシとして地域のスーパーや駅などに貼ったりもしました。

スタッフBandでの拠点場所に関する投票

Q.説明会当日は、学校・保護者・生徒たちはどのような方式で参加したのか具体的に教えてください。

まずは、イベント用に特設BANDを開設し(非公開)、BANDをメイン会場として生徒はメンバー登録してコンテンツを利用してもらう形式で行うことを決めました。

イベントの当日までに参加者全員にBANDへ参加していただくようにお知らせをし、参加される前にイベントBandグループ内で参加校別の説明会の時間や投票への注意などを前もって投稿しておきました。そして実際に、参加している保護者や学生たちはどの学校の相談会に参加するか投票をしてもらい、スムーズに相談を行えるように設定しました。

各高校のプレゼンは事前に高校から動画を送ってもらい、ライブ配信機能のOBS Studioを使ってライブ配信し、個別相談会はBANDのビデオ通話とZoomを利用して行う仕組みを企画し、スタッフBandを通じてイベント企画を練り、数回のリハーサルを経て調整を行いました。

当日のイベントはライブ配信とビデオ通話を中心に行われました。
イベントの開始と共に、ライブでイベントの紹介と高校別の紹介ムービーを配信しました。
学校別相談会は、参加を申し込んだ学生たちと個別トークルームを開き、その中で、ビデオ通話を利用した高校の進路担当者と学生のみの相談ルームを作成しました。
学生が相談したいブースを投票でリアルタイム確認

Q.オフラインの相談会をオンラインでするのは初の試みだったと思いますが、実際にスタッフの皆様はどうでしたか?

通常ですと、オフラインでのイベントを準備するときは、PTA役員同士で集まって話し合って準備をすることが普通でしたが、今回は三密を避けるという意味でもオンラインツールがなければ準備のコミュニケーションも本番の運営も難しい状況でした。

最初はオンライン相談会を企画したときは「ちゃんとできるのかな?」と不安な方も多かったようですが、細かく話し合い、限りあるリハーサルの時間を大切にしてオンラインでの実施に踏み切りました。
特に意思決定の場面ではなかなかコメントだけでは意見がとりづらいので、BANDの投票機能を利用して積極的に意見収集を行いました。

またスタッフ同士で日程や準備しなければならない資料など、管理することが多かったので、そのような部分を見逃さないようにしっかり整理するようにしました。

例年の方式では実際の会場で、会場案内やブースの整理などでかなり時間がとられていたのですが、今回は事前に希望の高校を調査したり、見たい時にブースを選択することができたり、高校の説明動画もライブで聞くことができていたので、オフラインよりもオンラインで効率よく運営できたという声も寄せられました。
またスタッフの拠点を分けることで、スタッフ同士も三密を避けることができ、リモートで対応できたので運営陣のコロナ対策もしっかりとできました。

Q.初挑戦ということで色々プレッシャーもあったのではないかと思います。
最後に、今回の進路相談会に関する感想を教えてください!

イベント前にはちゃんと成功するか、みんな見にきてくれるのかな…といった点は想定すら難しかったので、今回説明会を終えてから満足度の高い感想をいただけて非常に嬉しい気持ちでいっぱいです。

実際に参加してくださった方々からも以下のような声をいただきました。
「コロナ禍で制限がある中で、よく考えられた企画で受験生側のより情報源となっている。既読数からも関心の高さが伺えるので、今後の状況によっては2回目の開催も考えていただければとありがたい。PTAの方々や現場の方々の尽力に感謝です。」

「家にいながらたくさんの高校の情報を得ることができ、ありがたかったです。会場に行くことがなく、何か別の作業をしながらでも様々な高校の説明を聞くことができ、時間を有効に使えました。」

今後の目標としましては、リモート相談は中学生や保護者にはハードルが高く、相談件数は想定ほどではなかったという点も踏まえまして、今後のフォローを個別トークルームを活用したチャット相談窓口も一部の高校で準備中です。

せっかくできた800人以上のコミュニティを大切にして、引き続き受験生にとって有益な情報発信をできればと思っております。

ありがとうございました!🏃‍♂️🎤

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